Немало примеров, когда HR-метрики, эффективные в одной компании, оказываются нерабочими в другой. Команда подбора демотивирована и вынуждена и дальше плыть по течению рутины.

Команда Talantix поговорила с экспертами рынка и попробовала разобраться: какие критерии оценки HR-функции бывают, зачем они нужны, как их считать и использовать для повышения эффективности подбора и развития бизнеса. Беседа получилась настолько интересной, а кейсов, практических советов и личных лайфхаков — так много, что мы собрали настоящий чарт HR-метрик, который точно можно взять на вооружение не только молодым руководителям или тем, кто готовится ими стать, но и опытным HRD и топ-менеджерам компаний.

В подготовке этого материала нам помогали:

Базовые HR-метрики

Открывают наш топ уже ставшие классикой рекрутмента HR-метрики:

1. Срок/скорость найма

2. Количество закрываемых вакансий

3. Качество подбора

Марина Хадина, директор по развитию Talantix, обращает внимание, что скорость найма — это показатель, который всего лишь фиксирует время, прошедшее между моментом появления заявки на подбор и фактом найма нового сотрудника на открытую позицию.

Данный показатель указывает скорее на эффективность процесса найма с точки зрения временных ресурсов, которые потребовались на закрытие вакансии. Чтобы правильно использовать эту метрику, важно помнить, что это оценка процесса, а не цель, которую нужно достичь любой ценой. Главной целью подбора остается результат, то есть сотрудник, максимально подходящий на конкретную должность, а значит, показатель качества найма важнее. Однако важно смотреть их в паре и в сравнении с отраслевыми бенчмарками.

Показатель качества подбора, по мнению Марины Хадиной, очень важен, так как наём верных людей напрямую влияет на бизнес.

Однако использовать эти классические HR-метрики универсально под каждого участника подбора или компанию в целом стоит индивидуально и осторожно.

На что обратить внимание:

Если рекрутеры в компании проводят все этапы подбора самостоятельно: поиск резюме, телефонное и очное интервью, коммуникации с заказчиком и т. д. — все три метрики можно использовать в оценке их работы. Однако в отделе подбора компании или в кадровом агентстве процесс может быть выстроен так, что сотрудник, например, отвечает только за поиск и скрининг резюме. От того, насколько качественно эта задача выполняется, зависит, например, использование бюджета на подбор. Многие кадровые агентства сетуют, что они тратят много денег на контакты соискателей. Но это связано с тем, что рекрутеры не вчитываются в резюме кандидатов, проводят оценку быстро и некачественно. Но этот навык формируется только с профессиональным опытом.

Профессиональные HR-метрики

Продолжают наш топ следующие HR-метрики:

4. Воронка подбора

5. Выполнение плана по закрытию вакансий

6. Конверсия кандидатов из этапа в этап

7. Первичные собеседования и их конверсия в финальные

8. Процент выполнения тестовых заданий кандидатами

9. Проверка службой безопасности

Виктория Повольнова, хантер, независимый HR-консультант, отмечает, что эти показатели позволяют глубже посмотреть на рекрутмент компании и качественно управлять процессом подбора:

Например, конверсия из просмотра вакансии в отклик показывает, насколько ваша открытая позиция заинтересовала кандидата. Если этот показатель низкий — это сигнал скорректировать требования к будущему сотруднику, зарплатное предложение или поработать над HR-брендом компании. Конверсия из отклика в финалиста, вышедшего на работу, — помогает понять руководителю, оптимально ли выстроен процесс найма в целом или под конкретный тип вакансий, и по возможности вовремя его скорректировать.

На что обратить внимание:

Эксперт советует HRD и руководителям при оценке работы команды подбора смотреть и на нагрузку своих сотрудников (10) (эту метрику мы также включаем в наш топ-20):

Если вы возглавляете большую команду подбора в крупной федеральной компании, посмотрите, сколько вакансий приходится на одного сотрудника и каков средний срок закрытия его вакансий. Это даст вам объективную картину, как работает ваш рекрутер: сколько вакансий он опубликовал, сколько просмотрел откликов, как активно он просматривает резюме и на чем сфокусирован в своей работе, где, возможно, возникли сложности и это стало причиной снижения показателей подбора. Если в команде всего один рекрутер — данные по нагрузке как минимум помогут найти причины, почему в одном месяце HR-менеджер подбирает сотрудников дольше, а в другом — быстрее.

Как посчитать:

Автоматизация процесса подбора в крупных компаниях уже стала нормой. Поэтому все данные о работе каждого сотрудника агрегируются в течение года, и в конце отчетного периода автоматически формируются отчеты по заданным метрикам для руководителя команды.

Для малого и среднего бизнеса одним из инструментов получения объективной HR-аналитики может стать облачная CRM-система для рекрутмента. Простое и недорогое решение, с одной стороны, помогает команде рекрутмента в течение года вести подбор в компании, с другой — собирает и обрабатывает данные по работе HR-команды.

Прозрачность бэк-функций особенно важна для компаний, которые вкладывают собственные средства в инфраструктуру бизнеса или же привлекают инвестиции партнеров.

Когда управление бизнесом ведется на цифрах, аналитике данных, то CRM-системы позволяют в любой момент получить статистику по подбору в компании. Это важно и как для компаний, которые привлекают инвестиции в бизнес, где все процессы оцифрованы и более прозрачные, так и для среднего и малого бизнеса, где у руководителя есть потребность в объективной оценке качества и скорости работы рекрутеров, в том числе и для формирования стратегии при масштабировании.

В CRM-системе для рекрутмента Talantix от hh.ru руководитель команды по подбору или собственник бизнеса может получить отчетность в полноценном гибком формате Excel-таблиц. Например, по загрузке сотрудников HR-команды.

Но есть в интерфейсе и дашборды — удобная и наглядная интерпретация тех же данных в графиках.

Кейс:

Олеся Плотникова, руководитель по подбору и адаптации hh.ru, специально для нашего гайда поделилась собственным кейсом использования HR-метрик в оценке работы своей команды:

В оценке работы нашей команды мы используем три основные HR-метрики. От их значений зависит, насколько эффективно мы работаем как команда в конкретных условиях рынка.
Первая метрика: закрытие годового плана вакансий. Мы планируем закрытие ставок по месяцам с учетом их прироста от месяца к месяцу. Нам очень важно, чтобы мы шли в плане, закрывали 100% вакансий вовремя. Соблюдение сроков выхода новых сотрудников важно и для корректного использования бюджета на их подбор.
Вторая — сроки закрытия вакансий. Эту метрику мы определяем, основываясь на том опыте и на тех данных рынка труда, которые у нас есть. При изменении ситуации мы корректируем этот показатель, чтобы оставаться в тренде.
Третья метрика — это оценка внутреннего заказчика. Для нас это очень важно.
Например, мы перестраиваем сейчас процесс подбора и начинаем работать с ресечерами. В оценке их работы важны количество кандидатов, которых они нашли, сколько контактов в базе и в целом воронки подбора — ответ кандидата на наше касание с ним.

Олеся Плотникова рассказала, что вместе со своей командой также измеряет количество открытых ставок к заменам и пытается прогнозировать их. А также следит, сколько сотрудников каждый месяц выходит на работу, насколько рекрутеры справляются с поставленным планом — в месяц, квартал или год,какие воронки, конверсии в них.

Экономические HR-метрики

Продолжая тему инвестиций, в середине нашего топа уверенно закрепились HR-метрики, которые напрямую зависят не столько от инвестиций в рекрутмент, сколько от того, какой экономический эффект оказывает работа HR-команды на бизнес компании.

11. Конверсия кандидатов из этапа в этап

12. Процент доходимости из приглашения в собеседование

13. Коэффициент принятия офферов

14. Стоимость найма

15. Процент прохождения испытательного срока кандидатами

16. Стоимость ушедшего на испытательном сроке кандидата

Мнения экспертов

Марина Хадина, директор по развитию Talantix, обращает внимание, что стоимость найма показывает, во сколько компании обходится подбор одного сотрудника. Этот показатель рассчитывается как отношение суммы всех внутренних ресурсов (зарплаты рекрутеров, участие бизнес-заказчиков, реферальные программы), внешних расходов (на кадровые агентства, которые привлекаются на подбор, на оплату доступа к job-сайтам, рекламу, ярмарки вакансий, тесты, мероприятия по развитию бренда работодателя, командировки) к общему количеству нанятых сотрудников за определенный период.

Отслеживание стоимости найма поможет формировать и распределять бюджет и придерживаться его в рамках HR-стратегии. Однако важно корректно использовать этот показатель в оценке команды подбора. К примеру, стоит смотреть его в динамике, в сравнении с отраслевыми бенчмарками и комплексно с другими HR- показателями: качеством найма, скоростью подбора, текучестью, производительностью. Если компания будет фокусироваться только на оптимизации затрат на подбор, это может повлиять и на другие метрики, важные для бизнеса.
В текущих рыночных изменениях, когда мы наблюдаем дефицит на рынке труда, нужные вам кандидаты могут быть дорогими, время поиска или стоимость их привлечения будут больше привычного, но они всегда являются гарантией долгосрочного успеха бизнеса.

Компании начали считать, сколько стоит ушедший на испытательном сроке кандидат, то есть стоимость найма: сколько рабочих часов потратили рекрутер и линейный руководитель на поиск, стоимость и количество источников в подборе и во сколько обошелся компании финалист. Иногда сюда также включается и стоимость адаптации новичка (welcome pack, сколько часов потратили HR и руководитель, наставники на инструктажи и ввод сотрудника в должность.Такие расчеты позволяют увидеть цену ошибки, если кандидат уходит на испытательном сроке. Это явная тенденция в рекрутменте сегодня, которой до пандемии не было. И многие коллеги отмечают, что стали считать эту метрику и знают цену возможной ошибки.

Эти показатели активно используют команды подбора технологичных компаний. И это супертренд в подборе ИТ-компаний!

На что обратить внимание:

Процент прохождения испытательного срока кандидатами наглядно покажет качество подбора рекрутеров. Правда, ответственность за прохождение испытательного срока все же в большей степени лежит на руководителе подразделения.

Если произошла ошибка команды подбора, сотрудник уходит в первый месяц работы. Если человек увольняется на втором или третьем месяце — причина, скорее всего, в коммуникации внутри подразделения, и ответственность лежит на руководителе. Кстати, первая неделя самая пиковая по оттоку. И поэтому даже на законодательном уровне отмечено, что запись в трудовой книжке работодатель обязан сделать в первые 5 рабочих дней, а не в первый день.

Коммуникационные HR-метрики

Закрывают наш топ-20 коммуникационные HR-метрики:

17. Коммуникация рекрутера с внутренним заказчиком

18. Конверсии кандидатов из собеседования с руководителем

19. Оценка линейного руководителя найма

20. Удовлетворенность линейного руководителя финальным кандидатом

В нашем разговоре все эксперты отметили, что эти метрики являются важными показателями в работе команды подбора.

От того, как рекрутер выстроит коммуникацию с линейным руководителем, зависит, например, а примет ли тот кандидатов. Но существуют две проблемы. Первая — заказчик часто не понимает, кто ему нужен, и поэтому подбор получается очень долгим и дорогим.
Вторая — рекрутер находит подходящего кандидата методом проб и ошибок. Для руководителя команды подбора показателем такой тревожной ситуации является то, что на этапе согласования кандидатов с нанимающим менеджером воронка подбора может резко сводиться к нулю. На дефицитном рынке труда кандидаты просто уйдут в другую компанию.
В такой ситуации команде подбора стоит либо учить своих заказчиков и прививать им культуру подбора, либо самостоятельно изучать тех, кто уже работает в компании или у конкретного руководителя в команде, и выявлять их лучшие качества.
Поэтому выстраивать коммуникации и управлять отношениями с внутренними заказчиками очень важно.

Кейс

Олеся Плотникова поделилась, что оценка внутренних заказчиков — одна из ключевых метрик оценки работы ее команды:

Все задачи на подбор от линейных руководителей к нам поступают через таск-трекер Jira. После того, как мы закрыли вакансию, наши заказчики оценивают нашу работу по стандартному сценарию системы «Оценить работу», где 4 — «удовлетворен», а 5 — «выше ожиданий». Все просто. Если заказчик ставит 4 и 5, у меня как у руководителя нет вопросов. Если оценка 3 и ниже — хотя это редко бывает, как минимум еще и потому, что у нас зрелые заказчики, — мне нужно разговаривать с линейным руководителем и выяснять, почему так произошло и в чем причина: провал рекрутера, ошибка заказчика или это точка зрения линейного руководителя на процесс подбора и работу конкретного рекрутера.

Итак, вот как выглядит топ-20 HR-метрик успешной команды подбора:

Базовые HR-метрики

• Срок/скорость найма
• Количество закрываемых вакансий
• Качество подбора

Профессиональные HR-метрики

• Воронка подбора
• Выполнение плана по закрытию вакансий
• Конверсия кандидатов из этапа в этап
• Первичные собеседования и их конверсия в финальные
• Процент выполнения тестовых заданий кандидатами
• Проверка службой безопасности
• Нагрузка сотрудников

Экономические HR-метрики

• Конверсия кандидатов из этапа в этап
• Процент доходимости из приглашения в собеседование
• Коэффициент принятия офферов
• Стоимость найма
• Процент прохождения испытательного срока кандидатами
• Стоимость ушедшего на испытательном сроке кандидата

Коммуникационные HR-метрики

• Коммуникация рекрутера с внутренним заказчиком
• Конверсии кандидатов из собеседования с руководителем
• Оценка линейного руководителя найма
• Удовлетворенность линейного руководителя финальным кандидатом

Чек-лист для руководителя: советы и инсайты

1. Развивать цифровые компетенции, умение управлять процессом подбора с помощью данных, чтобы оставаться конкурентным и эффективным на рынке. По данным исследования hh.ru и облачной CRM-системы Talantix, спрос на специалистов в области подбора и управления персоналом со знанием систем HR-автоматизации в 2021 году вырос почти в 3 раза по сравнению с аналогичным периодом 2020 года. Исследование hh.ru и Talantix показало, что в каждой пятой вакансии для HR от ретейловых и ИТ-компаний указано требование к знанию цифровых решений для подбора персонала. Такое условие указано в каждой десятой вакансии для HR от компаний в финансовом секторе, в сфере B2B-услуг и консалтинга.

Основная задача рекрутера — обеспечить бизнес человеческим капиталом в нужном количестве должного качества в оптимальные сроки. Чтобы это сделать, нужно знать, куда идет бизнес сейчас и куда он придет завтра. Если вы знаете, что завтра вам потребуются цифровые компетенции и digital-навыки, значит еще вчера вам нужно было начинать обучать свой персонал и развивать эти компетенции. Поэтому руководитель по подбору — это стратегический HR- менеджер, который точно должен знать, каких сотрудников ему подбирать в команду для эффективной работы и решения задач бизнеса.

2. Помните про то, что работа команды подбора напрямую оказывает влияние на бизнес компании.

Компании нередко оценивают эффективность подбора по нескольким ключевым показателям: входящим откликам или по офферам, забывая про другие детали.
Одним из эффективных подходов для мониторинга процессов и развития бизнеса на дефицитном рынке труда — экономический (его использует и экосистема hh.ru, и облачная CRM для автоматизации рекрутмента Talantix). Он поможет вам оценивать ситуацию в целом и не забывать о контексте: например, цифры, нормальные для поиска линейного персонала, никогда не будут сопоставимы с цифрами в сфере разработки, нефтедобычи или при поиске редких специалистов. В то же время неважно, сколько откликов на входе, если на них уходит огромный бюджет. Поэтому важно (и нужно) анализировать процесс подбора комплексно и постоянно его улучшать.

3. Верхнеуровневыми метриками оценки рекрутмента в компании может выступить классическая триада: качество, количество, сроки. Однако их использование не обязательно должно быть константой: при изменении ситуации на рынке или в компании эти метрики можно заменять, чтобы оставаться в тренде.

4. Обращайте внимание на оценку внутреннего заказчика: оценка линейным руководителем удовлетворенности наймом или финальным кандидатом. Исключить риск субъективности этого показателя помогает сформированная культура подбора у линейных руководителей. Поэтому важно работать в компании и над этим.

5. Соблюдать баланс технологий и менеджмента во внедрении и применении HR-метрик в компании: любое личное решение по оценке HR-процессов подкрепляйте реальными данными. В этом помогут цифровые решения для подбора. Дашборды и готовые отчеты в Excel в облачной CRM-системе Talantix от hh.ru, сформированные за год работы в ней, — незаменимые помощники, чтобы соблюдать баланс объективного и субъективного.

Все совершенные действия по процессу подбора система считает лучше. Но что с ними делать руководителю? Почему у рекрутера такой результат? Например, четыре месяца он классно работал, а на пятом — провалился. И здесь однозначно нужно поговорить: что случилось, а как у тебя дома, как сам процесс подбора, все ли хорошо в команде. То есть в оценке HR-метрик рекрутера руководителем должна быть синергия данных системы и личного участия.

Цифры всегда помогают найти объективные критерии для оценки работы команды подбора и изменить его. В CRM-системе Talantix от hh.ru есть возможность это сделать автоматически. Данные и объективные показатели дают рекрутерам фору к ускорению найма. А еще — примиряют заказчиков и рекрутеров — потому что показывают, как идет процесс, что с рынком и где кандидаты! Но в технологичных стартапах и инновационных компаниях, в которые подбирают уникальных сотрудников, оценка эффективности команды рекрутеров тоже уникальная. И тут без личной оценки не обойтись, но подкреплять ее данными тоже нужно.

6. В каждом бизнесе рекрутмент — уникальный. Как и HR-метрики для его оценки. Поэтому не забывайте о том, на каком рынке работает компания и поисками каких сотрудников она занималась в течение года, а также как распределены роли внутри команды подбора: использовать даже верхнеуровневые или универсальные метрики под каждого участника подбора стоит вдумчиво и помнить о главной бизнес-цели вашей компании.

Универсальных метрик для каждой компании и для каждой команды подбора не существует. Вам стоит определить для себя те, которые будут отвечать и стратегическим задачам вашего бизнеса, его уникальности, вашей HR-стратегии, и внешним вызовам рынка. HR-метрики — это индикаторы, которые показывают реальный вклад HR-функции в бизнес, ваши помощники, которые всегда подскажут, все ли правильно вы делаете или, может, пора сменить курс и скорректировать стратегию. Ведь от этого зависит не только укомплектованность команды или количество открытых вакансий сегодня, но и то, сколько будет стоить бренд вашей компании завтра. И участие HR-команды в формировании рыночной репутации бизнеса крайне важно.